Positionnement

• Rattachement hiérarchique : Direction générale / Direction de service

• Relations internes : équipes opérationnelles, managers, services supports

• Relations externes : clients, fournisseurs, partenaires, institutions

Finalité du poste

Assurer un soutien administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau à la direction, en facilitant la gestion quotidienne, la coordination des activités et la fluidité de la communication interne et externe.

Missions principales

1) Assistanat de direction

• Gérer l’agenda de la direction (planification, priorisation, arbitrage)

• Organiser les réunions, comités et déplacements (logistique, convocations, comptes rendus)

• Filtrer et traiter les appels, courriers et emails

• Préparer les dossiers, présentations et supports de décision

2) Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et classer les documents (courriers, rapports, notes)

• Assurer le suivi des dossiers administratifs et confidentiels

• Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord

• Gérer l’archivage physique et numérique

3) Coordination et organisation

• Coordonner les échanges entre la direction et les différents services

• Assurer le suivi des actions décidées (relances, échéances, reporting)

• Participer à l’amélioration des procédures internes

4) Support opérationnel multitâche

• Gérer des projets transverses simples ou en appui (planning, suivi, reporting)

• Assurer un rôle d’interface avec les partenaires externes

• Anticiper les besoins de la direction et proposer des solutions adaptées

Responsabilités

• Fiabilité et exactitude des informations transmises

• Respect strict de la confidentialité

• Qualité de l’organisation et respect des délais

• Image professionnelle de la direction auprès des interlocuteurs

Compétences requises

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou équivalents)

• Très bonnes capacités rédactionnelles

• Maîtrise des techniques d’organisation et de gestion du temps

• Connaissance des outils collaboratifs et numériques

Compétences comportementales (soft skills)

• Sens aigu de l’organisation et des priorités

• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité

• Proactivité et autonomie

• Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles

• Résistance au stress et adaptabilité

Profil recherché

• Formation : Bac +2/3 (assistant(e) de direction, gestion, administration ou équivalent)

• Expérience : 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire (selon contexte)

• Langues : français courant, anglais professionnel apprécié (selon environnement)